I sistemi a lettura ottica hanno rivoluzionato l’archiviazione dei documenti

Gli archivi e la loro organizzazione hanno subito, negli ultimi decenni, una vera rivoluzione; siamo passati dal cartaceo alla digitalizzazione e alla possibilità di archiviare ogni tipo di documento in banche dati enormi, capienti e anche relativamente sicure. L’evoluzione tecnologica e le disposizioni legislative più evolute impongono dal 2013 la totale digitalizzazione delle procedure e la scomparsa dei documenti cartacei, non manca però un utilizzo diffuso della documentazione tradizionale che hanno determinato lo sviluppo di dispositivi capaci di riconoscere ogni tipo di documento e di trasformarlo in un file editabile e archiviabile.

La digitalizzazione e l’accesso agli atti

Con la legge 241 del 1990 un cittadino poteva richiedere l’accesso ai documenti per esercitare un interesse diretto e concreto.
Nel 2013 gli Enti hanno dovuto realizzare e implementare gli albi pretori online accessibili a tutti con limitazione dei dati sensibili
L’accesso generalizzato si è arricchito grazie al FOIA istituito in Italia con decreto legislativo n. 97 del 2016.
Questi strumenti di partecipazione democratica hanno trovato attuazione anche grazie ai dispositivi di digitalizzazione, proto collazione e archiviazione documentale.

I sistemi e i software per la lettura ottica

L’immagine dell’impiegato intento a manipolare documenti e con un timbro è scomparsa grazie all’avvento dei computer e di una serie di sistemi che sono in grado di riconoscere un documento, elaborarlo e a importarlo nel sistema operativo e catalogarlo.
Lo sviluppo e la programmazione degli applicativi, ha permesso di elaborare sistemi di riconoscimento documentale, quelli più evoluti sono i programmi a lettura ottica per l’acquisizione immediata di documenti in ogni formato e la relativa profilazione per l’archiviazione.

Sul sito della Datasis.it con il link: https://www.datasis.it, trovate un’interessante descrizione di tutti gli applicativi e dei software più utilizzati, come:
– lettura ottica con Ocr, Omr e BarCode: con il programma MicroLector, un PC e un sistema operativo come Windows o MacOS e un comune scanner, si possono importare i documenti e formati cartacei comuni;

– lettura ottica dei manoscritti: con il dispositivo UniLector si possono gestire numerosi documenti all’interno di grandi aziende che presentano marcature, codici a barre e grafemi sia stampati che riportati manualmente. Il software è utile in diversi settori: legale, marketing, anagrafica, bancario e per il gestionale in un’azienda;

– lettura ottica delle fatture e Ddt delle righe in dettaglio: con TabOCR si possono estrapolare dei dati dai documenti non organizzati e strutturati, riducendo i tempi operativi;

– protocollo e archiviazione manuale e digitale: è possibile effettuare questo servizio con PSReader. Il sistema velocemente può protocollare un documento fisico o digitale e archiviarli in formato elettronico collaborando e comunicando con tutti i sistemi operativi e gestionali;

– l’acquisizione dei documenti con dispositivi mobili: sono strumenti utili per chi non lavora in sede, come rappresentanti, tecnici o professionisti che devono operare outdoor e gestire bolle, contratti, ordinativi o fatture. MobiLector interagisce su tablet e smartphone, con tutti i sistemi operativi: iOS e Android. Con il dispositivo si possono scannerizzare tutti i documenti e immediatamente inviarli al gestionale aziendale o dell’Ente che può protocollarli e archiviarli dopo l’invio remoto.

Le potenzialità della lettura ottica

La digitalizzazione ha trovato immediato sviluppo in tutti i settori economici e nelle organizzazioni aziendali e nell’amministrazione degli Enti. L’utilizzo di un dispositivo di digitalizzare è un vantaggio per le organizzazioni pubbliche e private. Pensiamo a un vigile urbano, o a un commesso in un centro commerciale o un controllore su un treno, possono immediatamente importare un documento di riconoscimento, uno scontrino o una prenotazione che viene elaborata, importata e archiviata presso la bacca dati dell’azienda. Tutti i settori hanno tratto vantaggio dai dispositivi a lettura ottica. Le potenzialità di questo settore sono in continua crescita, la prossima frontiera sarà quella del riconoscimento facciale, o delle impronte digitali, utilizzate come chiave di accesso per la casa o una macchina.

I dispositivi e i software a lettura ottica in grado di riconoscere, elaborare e archiviare i documenti sono un potentissimo strumento per le aziende private e pubbliche per velocizzare la presa in carico di ogni documento. Nei prossimi anni ogni procedura d’ufficio o sul territorio avverrà mediante questi dispositivi, sono tanti gli utilizzi e gli sviluppi futuri.

Comments

comments